Chaque fois que nous atteignons un nouveau palier dans les technologies de l’information, sa première application commerciale se situe généralement dans le domaine de la comptabilité. Cela a été vrai pour le développement des feuilles de calcul dans les années 1970 avec Visicalc, pour les programmes ERP dans les années 1990 avec l’avènement d’un Internet largement disponible, ainsi que pour une pléthore d’outils logiciels de comptabilité qui ont tiré parti de l’informatique en nuage au cours de la dernière décennie.

La principale raison pour laquelle les comptables ont été si prompts à innover en matière de technologie est probablement qu’il y a toujours un nouveau point sensible à résoudre pour leur profession. Au début, il s’agissait du traitement et du calcul des factures. Aujourd’hui, cela peut aller d’un logiciel d’audit sophistiqué à des outils de collaboration.

Voici quelques-unes des façons dont les logiciels de comptabilité améliorent la vie des propriétaires de petites entreprises et de leurs comptes au quotidien.

Augmente la productivité

À la base, l’objectif du premier ordinateur était de calculer de manière plus productive. Il s’agit essentiellement d’un synonyme de comptabilité plus productive. Les comptables ont sans doute été les premiers grands bénéficiaires des progrès des technologies de l’information. L’universitaire James Kwak a déclaré à propos de Microsoft Excel, qui est en fait un programme de comptabilité : « Microsoft Excel est l’une des plus grandes, des plus puissantes et des plus importantes applications logicielles de tous les temps ».

Excel n’est cependant qu’une facette d’un ensemble beaucoup plus vaste. Il y a aussi QuickBooks d’Intuit, sorti pour la première fois en 1998, et utilisé aujourd’hui par plus de 5,6 millions d’entreprises aux États-Unis. La plupart de ces entreprises sont dirigées par des entrepreneurs qui n’ont qu’une connaissance sommaire de la comptabilité. Les logiciels de comptabilité modernes, tels qu’Excel et QuickBooks, sont tout ce dont ils ont besoin. Multipliez 5,6 millions par les heures de travail économisées et vous aurez une idée de l’ampleur de la productivité générée par ces outils.

Économies de coûts

La capacité des logiciels de comptabilité à augmenter la productivité est étroitement liée à leur capacité à réduire les coûts. La plupart des outils de comptabilité numérique destinés au marché de masse sont désormais commercialisés par le biais de modèles d’abonnement, selon lesquels les petites entreprises peuvent s’attendre à payer quelques centaines de dollars par an pour un service qui leur coûtait autrefois des dizaines de milliers de dollars par an. La fonction de paie proposée par Sage en est un exemple.

La plupart des entreprises louent au moins une partie de leurs équipements et machines, ce qui implique des contrats de location complexes, assortis de conditions générales. Trullion est un logiciel d’automatisation de la comptabilité des locations qui utilise l’IA pour extraire les données pertinentes de ces contrats et les exporter vers les grands livres, les flux de travail et les fonctions de rapport de l’entreprise. Le gain de temps pour les équipes financières et les auditeurs externes – qui peuvent cliquer sur les données de ces rapports et être ramenés directement au contrat original – est énorme.

Favoriser la collaboration

Comme nous l’avons mentionné au début de cet article, les logiciels de comptabilité ont été l’une des premières applications logicielles à profiter des avantages du cloud computing. Les entreprises, les équipes financières et les auditeurs peuvent désormais tous être connectés aux mêmes documents en temps réel. Grâce au cloud computing, chaque transaction et l’écriture de journal correspondante peuvent être consultées par les parties prenantes concernées, ce qui entraîne un niveau de transparence et de collaboration qui n’existait tout simplement pas auparavant. Les outils proposés par FreshBooks et Financial Force ne sont que deux exemples parmi d’autres.

Réduction des erreurs

Il n’y a pas un seul comptable vivant aujourd’hui qui ne connaisse pas les messages d’erreur tels que #REF !, #NUM ! et #VALUE ! dans ses calculs sur tableur. Sans logiciel, la plupart de ces erreurs continueraient d’exister, du moins à court terme, pendant que les comptables s’efforcent de comprendre pourquoi leur bilan ne s’équilibre pas ou pourquoi les modifications apportées au tableau des dettes ne sont pas reflétées dans les états financiers.

Trouver et réduire les erreurs comptables est le pain et le beurre des logiciels de comptabilité. Et bien que cela soit largement considéré comme acquis, cela génère une valeur énorme. Si l’on assimile les petites erreurs à des données de mauvaise qualité, on peut les chiffrer. Une étude menée par Gartner suggère que l’impact financier moyen de la mauvaise qualité des données sur une organisation est de 9,7 millions de dollars par an. Les exemples précités de Trullion et de QuickBooks sont des exemples parfaits de cas où l’erreur humaine est minimisée grâce à la fonctionnalité de l’outil.

Génère de la perspicacité

Si l’on considère l’ensemble de ces points, on arrive à la plus grande contribution d’un logiciel de comptabilité à toute entreprise : la vision qu’il fournit. Il est incontestable que, grâce aux logiciels de comptabilité, des millions de chefs d’entreprise maîtrisent mieux que jamais les finances de leur société. Les états financiers sont plus faciles à interpréter. Les budgets sont plus faciles à construire et à analyser après coup. Et les états pro-forma précis sont plus faciles à projeter. Voilà la différence qu’un logiciel de comptabilité peut faire pour votre entreprise.