Comment préparer une évaluation externe ?

Comment préparer une évaluation externe ?

La loi du 2 janvier 2002 impose désormais une évaluation externe. Elle impose l’intervention de toutes les parties de l’établissement notamment la direction, les administrateurs, les équipes ainsi que les personnes qui sont accueillies et leur famille. Cette évaluation se déroule ainsi après une période de 7 ans. Elle demande une préparation financière, du temps, mais également une bonne organisation. Voici en quelques points ce que vous pouvez faire pour la réussir. 

Le point sur la communication

Pour réussir une évaluation externe, il est important de bien communiquer avec tous les intervenants. Il faut prendre le temps de leur expliquer les enjeux en réalisant des réunions régulières. Il faudra veiller à impliquer les familles, les usagers et les partenaires dans ce processus. Ainsi, à côté des réunions d’équipe, il faudra également veiller à leur fournir de nombreuses informations sur l’évaluation. Par la suite, il faudra dresser un cahier de charges que vous diffuserez. Vous le contractualiserez avec un organisme compétent. Dès lors, vous pourrez définir l’importance du temps nécessaire pour l’évaluation par les évaluateurs. 

Les autres étapes de la préparation

Grâce au planning d’évaluation que vous aurez conçu de concert avec l’organisme habilité, les détails des entretiens sur le site par les évaluateurs seront connus. C’est ainsi que des plages horaires pourront être réparties pour ces entretiens. Les familles, les professionnels, les partenaires et les usagers auront des horaires d’entretien qui leur seront consacrés. Pour faciliter leur participation à ces entretiens, il faudra convier tous les intervenants aux deux réunions marquant le cycle de l’évaluation. Il s’agira notamment de la réunion marquant l’ouverture et de celle de la fin de l’évaluation. Vous obtiendrez ainsi une ambiance nettement plus participative lors des entretiens. Veillez également à accueillir les évaluateurs avec beaucoup de chaleur. Sur le volet financier, prévoyez des viennoiseries et des boissons rafraîchissantes afin de détendre encore plus l’atmosphère.

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